Con el fin de proveer a los organismos obligados a cumplir con la Ley de Transparencia de insumos que permitan su óptima implementación y funcionamiento, la Comisión de Probidad y Transparencia del Ministerio Secretaría General de la Presidencia desarrolló una serie de herramientas que permiten gestionar fluidamente las solicitudes de acceso a información que hace la ciudadanía.

A medida que se fueron desarrollando, el Ministerio Secretaría General de la Presidencia envió una serie de oficios para informar sobre la disponibilidad de estas herramientas, la forma de acceder a ellas, su funcionamiento y, en algunos casos, como en el de los organismos dependientes del gobierno central, de su obligatoriedad.

La principal herramienta para gestionar las solicitudes de acceso a información pública disponible es un sistema informático que permite a las personas ingresar sus requerimientos por Internet pero también conocer el estado de las solicitudes realizadas mediante este medio o por escrito.

El Oficio Circular N°357, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, del 26 de marzo de 2009, entregó instrucciones a los organismos para la instalación y uso de este sistema informático, los plazos de instalación del software y su compatibilidad con otros sistemas informáticos propios.

Otra herramienta que se puso a disposición fue un sistema de codificación de las solicitudes de acceso a información para identificar las solicitudes que ingresan a cada uno de los órganos y servicios obligados. Este código permite reconocer el organismo, el medio por el que ingresa la solicitud (papel, web, otros) e identificar la solicitud dentro de ese organismo.

El Oficio Circular N°396 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, del 3 de abril de 2009, entregó instrucciones sobre la distribución del formulario propuesto para ingresar solicitudes y su codificación.

Debido a que existen organismos que ya contaban con un sistema de gestión de solicitudes propio, puesto que previo a la entrada en vigencia de la Ley de Transparencia recibían requerimientos de la ciudadanía, el Ministerio Secretaría General de la Presidencia les solicitó desarrollar un conector que permitiera intercambiar la información entre ambos sistemas informáticos.

El Oficio Ordinario N°775 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, del 12 de junio de 2009, sobre la obligatoriedad de Conectores XML en Sistemas de Gestión de Solicitudes, estableció un plazo para que los servicios que operaban con sistemas propios para la gestión de solicitudes de acceso a información pública generaran un conector XML para intercambiar información.

Si bien la Ley de Transprencia asegura la gratuidad de la información, fue necesario fijar los costos de reproducción de la documentación entregada que puede cobrar cada servicio. Dicha información deberá ser publicada en el banner Gobierno Transparente de cada servicio.

El Oficio ordinario N°877, sobre el cobro de los costos de reproducción de la información requerida, vía Ley N° 20.285, señaló que a partir del 8 de julio los organismos del gobierno central contaban con 30 días para fijar los costos directos de reproducción de la información que entreguen como respuesta a las solicitudes de la ciudadanía.

El 1 de octubre de 2009, el Oficio ordinario N°1285, señaló que dicha información debe ser publicada en el banner de Gobierno Transparente de cada institución para lo que se puso a dispocisión un nuevo enlace en el generador de menús de http://www.gobiernotransparente.gob.cl/